Lo Smart Working

Lo Smart working si sta dimostrando una modalità di lavoro che va oltre l’utilizzo che ha avuto durante il periodo emergenziale. Riacquista una luce diversa a fronte delle nuove esigenze organizzative, di una revisione dei costi, della possibilità di conciliare tempi di vita e di lavoro…
Quali procedure di attivazione dopo il 31 marzo? quali elementi da considerare?
Il nostro punto di vista.

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LAVORO AGILE o SMART WORKING

Lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile è ormai divenuta una prassi, in quanto l’emergenza sanitaria ci ha costretti ad utilizzare questo strumento ed a prenderne anche “confidenza”. Tuttavia, il 31 marzo 2022 terminerà la possibilità di gestire la prestazione lavorativa in modalità “smart” semplificata. Il datore di lavoro si trova dunque davanti alla possibilità di utilizzare anche dopo la fine dello stato di emergenza questo strumento che può, se utilizzato in modo appropriato e ben strutturato, dare vantaggi al lavoratore ed all’azienda. Infatti, il lavoratore può riuscire a meglio conciliare i tempi di vita e di lavoro e l’azienda può, da una parte, cogliere l’occasione di creare benessere per il lavoratore e dall’altra organizzare l’attività non più basandosi sul parametro del tempo, ma su quello decisamente più interessante del risultato.

DI COSA SI TRATTA QUANDO PARLIAMO DI SMART WORKING?

Quando si parla di lavoro agile si intende una particolare “modalità” di svolgimento della prestazione lavorativa relativa al rapporto di lavoro subordinato. Si potrebbe definire una articolazione “flessibile” del lavoro in relazione ad alcune caratteristiche fondamentali:

• Tempi: l’orario di lavoro è svincolato da limiti precisi, in quanto organizzato per fasi o cicli e fondato sul raggiungimento degli OBIETTIVI, nei limiti della durata massima giornaliera e settimanale;
• Luoghi: l’attività lavorativa viene svolta sia all’interno che all’esterno dei locali aziendali. Il lavoro agile non prevede una postazione fissa (diversamente dal telelavoro);
• Strumenti: può avvalersi dell’ausilio di strumenti tecnologici.

DI COSA NECESSITIAMO SE VOGLIAMO ATTUARE LO SMART WORKING IN AZIENDA?

Come anticipato il lavoro agile è una modalità di svolgimento dell’attività lavorativa che viene regolata attraverso un accordo tra le parti e comunque necessita che a monte esista un contratto di lavoro subordinato a cui viene affiancato l’accordo sul lavoro agile. L’accordo può essere stipulato sia al momento della costituzione del rapporto di lavoro sia successivamente. Pertanto, l’azienda che desidera attivare tale modalità di svolgimento della prestazione lavorativa per i suoi dipendenti dovrà:

1. Stipulare un ACCORDO TRA LE PARTI;
2. Fare una Comunicazione Telematica PREVENTIVA allo svolgimento della prestazione in modalità smart;
3. Aggiornare l’informativa PRIVACY del lavoratore in relazione alla nuova modalità di svolgimento dell’attività lavorativa;
4. Fornire al lavoratore una informativa in tema di salute e sicurezza in relazione ai rischi generici e specifici in relazione alle mansioni svolte nella specifica modalità del lavoro agile (da ripetere con cadenza annuale);
5. Organizzare la FORMAZIONE del lavoratore in merito al corretto utilizzo degli strumenti di lavoro, al trattamento dei dati, alla sicurezza ed alla riservatezza.

 

COSA DEVE CONTENERE L’ACCORDO SULLO SMART WORKING?

I riferimenti normativi che ci danno le indicazioni per capire cosa dobbiamo indicare nell’accordo di smart working sono essenzialmente due:

• La Legge 25 maggio 2017, n. 81;
• Il Protocollo Nazionale sul Lavoro in Modalità Agile siglato il 7 dicembre 2021 tra il Ministero del Lavoro e Cgil, Cisl, Uil, Ugl, Confsal, Cisal, Usb, Confindustria, Confapi, Confcommercio, Confesercenti, Confartigianato, Cna, Casartigiani, Allenza, Cooperative, Confagricoltura, Coldiretti, Cia, Copagri, Abi, Ania, Confprofessioni, Confservizi, Federdistribuzione, Confimi e Confetra.

Gli elementi che l’accordo deve contenere sono:

• La durata dell’accordo: se a termine od a tempo indeterminato;
• La disciplina della prestazione di lavoro all’esterno dei locali dell’azienda, specificando l’alternanza dei periodi di lavoro all’interno ed all’esterno dell’azienda;
• L’individuazione dei luoghi che eventualmente non si considerano idonei alla prestazione lavorativa;
• Le modalità di esercizio del potere direttivo, di controllo e disciplinare del datore di lavoro, quando la prestazione viene resa fuori dai locali dell’azienda;
• L’individuazione degli strumenti utilizzati dal lavoratore per svolgere la prestazione;
• L’eventuale rimborso delle spese a carico azienda;
• I tempi di riposo del lavoratore e le misure tecniche ed organizzative per la disconnessione (con individuazione della fascia di disconnessione);
• Eventuali modalità di coordinamento per la scelta delle giornate di smart working con il proprio responsabile;
• Le forme e le modalità di esercizio dei diritti sindacali;
• Le modalità di recesso dall’accordo (es. 30 giorni per l’accordo a tempo indeterminato od ante tempus nel contratto a termine o senza preavviso nel contratto a tempo indeterminato per giustificato motivo). Punto di attenzione: Se l’accordo è stato fatto con un lavoratore disabile il preavviso è di 90 giorni, salvo che il recesso sia per giustificato motivo;
• La facoltà del datore di lavoro di richiamare il lavoratore a prestare la propria attività presso i locali aziendali;
• Eventuale svolgimento di lavoro straordinario (sempreché previsto nei contratti nazionali, territoriali od aziendali);
• Il diritto del lavoratore agile alla formazione e quali siano le modalità di svolgimento della stessa; nonché la certificazione delle competenze acquisite.

PUNTI DI ATTENZIONE:

1. Chi ha la priorità in caso di smart working?

Le categorie di lavoratori di seguito elencate hanno la priorità nel caso in cui l’azienda decida di adottare lo smart working come modalità di svolgimento della prestazione lavorativa, purché le mansioni svolte da questi lavoratori siano compatibili con tale modalità.

• Lavoratrici nei tre anni successivi al termine del congedo di maternità;
• Genitori con figli in condizione di disabilità ai sensi dell’art. 3, comma 3, della Legge 104/1992;
• Lavoratori fragili, intendendo per tali gli immunodepressi, conviventi con immunodepressi, dipendenti con gravi patologie e con ridotta capacità lavorativa.

2. Strumenti di lavoro.

Gli strumenti di lavoro vengono forniti dal datore di lavoro; tuttavia, possono anche essere messi a disposizione da parte del lavoratore, in questo caso saranno concordate le modalità di eventuali rimborsi delle spese sostenute dal lavoratore (internet, telefono, eventuali stampe, ecc…).

3. Parità di trattamento.

Al lavoratore in smart working spetta lo stesso trattamento economico e normativo e gli stessi diritti sindacali previsti per i lavoratori che operano in azienda.

4. Diritto alla disconnessione.

Il lavoratore ha il diritto di non essere reperibile e quindi di disconnettersi in caso di assenze legittime (malattia, infortunio, ferie, permessi, ecc…). Il lavoratore può disattivare i dispositivi di connessione e se riceve comunicazioni aziendali non è obbligato a prenderle in carico prima della data prevista per il rientro;

5. Come deve essere organizzata la formazione?

Le modalità di organizzazione della formazione del lavoratore in smart working devono essere definite nell’accordo individuale, tenendo presente che la formazione deve riguardare:

• Competenze tecniche
• Competenze organizzative
• Competenze digitali

e per i Responsabili

• Competenze di gestione dei lavoratori che svolgono la loro prestazione in modalità agile.

Lo smart worker deve essere inserito nei percorsi formativi nei quali sono coinvolti anche gli altri lavoratori dell’azienda anche al fine di farlo sentire parte della squadra e di prevenire la sensazione di isolamento.

6. Privacy

Il datore di lavoro fornisce al lavoratore agile le istruzioni e l’indicazione relativa alle misure di sicurezza da osservare sia in termini di protezione che di segretezza e riservatezza delle informazioni che tratta per fini professionali. Il lavoratore non deve divulgare informazioni e dati aziendali. Da aggiornare inoltre il registro dei trattamenti ed eventualmente la valutazione d’impatto (DPIA).

7. Salute e sicurezza

Il datore di lavoro deve garantire le misure relative alla salute e sicurezza dello smart worker, nonché degli strumenti di lavoro. Rimane fermo l’obbligo del lavoratore di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione di lavoro agile.

L’INAIL ha precisato che lo strumento “principe” per individuare i rischi cui il lavoratore è esposto ed i riferimenti spazio-temporali per riconoscere le prestazioni in caso di infortunio sul lavoro o malattia professionale è l’accordo tra le parti.

Diventa dunque fondamentale che l’accordo sia predisposto secondo i criteri di cui sopra, tenendo conto di tutti i possibili risvolti in capo all’azienda ed al lavoratore.

Si ritiene opportuno sottolineare come l’accordo debba diventare soprattutto lo strumento attraverso il quale datore di lavoro e lavoratore possono trovare assieme la soluzione ideale per lo svolgimento della prestazione lavorativa che permetta sia la conciliazione dei tempi vita-lavoro che il miglior risultato in termini di performance per l’azienda e per il lavoratore.

8. Considerazioni finali

Perché sia uno strumento volto a conciliare tempi di vita e di lavoro, capace di garantire standards di produttività congrui ed effettivamente utilizzato, sarà necessario semplificare procedure, modalità di comunicazione e disciplina dei contenuti dell’accordo. In tal senso il ministero del lavoro, in vista del termine del periodo emergenziale, sta valutando alcune modifiche sull’invio e, conformemente al protocollo del 7 dicembre 2021 sottoscritto con le parti sociali,  auspicando un maggiore partecipazione e regolamentazione nella contrattazione nazionale,  territoriale e aziendale.